Documentazione e monitoraggio

Documentare, predisporre e produrre documentazione significa essenzialmente lasciare traccia. Ma, quando si parla di documentazione di progetti e soprattutto di attività educative, la documentazione diviene un’attività viva e in continua evoluzione. Si documenta, quindi, per valorizzare e meglio raccontare le attività svolte, si documenta per aiutare il monitoraggio e la valutazione, si documenta per poter replicare le esperienze positive. In tal modo, progetti e attività realizzate possono diventare sapere collettivo. Affinché questo succeda e la documentazione restituisca in maniera puntuale le fasi e i risultati di una o più attività, sono necessarie una dettagliata progettazione a monte, un continuo affiancamento con gli operatori e un’estrema duttilità degli strumenti utilizzati in modo da poterli modificare in corso di svolgimento.

L’emergenza causata dalla pandemia da Covid-19, sopraggiunta esattamente a metà percorso, e le conseguenti chiusure hanno costituito una sfida per tutta la comunità che ruota attorno al progetto ‘Nonni nella comunità’, mettendo alla prova le capacità di adattamento di ogni attore e andando a modificare in corsa metodologie e strategie educative. Di conseguenza, questo ha coinvolto a cascata anche la documentazione, che non ha potuto fare a meno di tenere conto di tutti questi rapidi mutamenti.

In fase di progettazione, si è arrivati a definire una documentazione suddivisa in due fasi: la prima ha previsto una raccolta continua di dati e informazioni che seguiva l’evolversi delle attività e che era destinata ad un pubblico interno. Nella seconda fase, invece, la documentazione è stata realizzata a posteriori, selezionando e condensando i contenuti pensati per un pubblico esterno. L’Istituto degli Innocenti ha infatti realizzato una Piattaforma web per gli attori del progetto e un Registro delle buone pratiche accessibile on-line anche agli utenti esterni. Il passaggio dalla piattaforma al registro rappresenta, quindi, il passaggio da una produzione documentale individuale ad una pratica di documentazione diffusa e condivisa, che aiuta a riflettere sull’esperienza, mettere in circolo competenze e costruire conoscenza.